年始は、警備業務においてシフト変更がもっとも集中するタイミングです。
初売り・初詣・大型商業施設の人流増加に加え、隊員の体調不良や交通混雑が重なることで、管制には短時間で複数の変更が押し寄せます。
この状況で起きやすいのが、
「伝えたつもり」
「聞いていない」
「どれが最新情報かわからない」
といった、認識のズレによるトラブルです。
多くの警備会社が年始に“シフト変更ミス”を経験しますが、その多くは忙しさではなく情報共有の仕組みそのものの限界から生まれています。
本記事では、こうしたシフト変更ミスを根本から減らすために、DX化がシフト変更ミスの防止にどのように機能するのか実例を交えてわかりやすく紹介します。
年始のシフト変更ミスは“情報が揃わない構造”で起きる
警備業務は、交通誘導・施設警備・雑踏警備など、現場ごとに必要な人数やスキルが異なる仕事です。
年始はこれらの現場が一斉に動き出すため、欠員や変更が連鎖的に発生しやすくなります。
こうした状況下で、電話・手書きメモ・複数のExcelに頼った運用を続けていると、次のようなズレが避けられません。
- 最新情報が複数存在してしまう
- 管制と隊員の認識が一致しない
- 変更内容が隊員に正しく伝わったか確認できない
変更が一度に押し寄せる年始において、「注意する」「気をつける」といった属人的な対策には限界があります。
最新情報を一元管理し、それを確実に隊員へ届ける構造を持てているかどうかが、ミスを防げるかの分かれ目になります。な対策には限界があります。だからこそ、最新情報を正しく管理し、それを隊員へ確実に届ける仕組みを整えることが重要になります。
シフト変更ミスをゼロにするDXの3つのポイント
1. 最新情報を“ひとつだけ”に揃える
シフト変更で最も起きやすいミスは、管制・隊員・管理者がそれぞれ違う情報を見てしまうことです。電話・紙メモ・Excelが混在すると、更新のタイミングはバラバラになります。とくに年始は複数現場で変更が重なるため、「最新版が3つある」状態も珍しくありません。
クラウド型のシフト管理では、変更内容が1つの画面に集約され、入力と同時に全員へ反映されます。隊員も最新情報をアプリで確認できるため、“誰がどの情報を見ているか”が揃い、認識のズレが起きにくくなります。
年始のように変更が重なる時期ほど、「情報が1つにまとまっている」ことが最大の予防策になります。
2. 隊員への連絡を“確実に届く方法”へ変える
年始のシフト変更ミスの多くは「伝えたつもり」と「聞いていなかった」のズレから発生します。
特に電話での連絡は、隊員が運転中・休憩中・仮眠中などで出られないことが多く、SMSでは既読確認ができません。そこで重要になるのが、通知の確実性をDX化することです。
クラウド型の連絡機能では、変更情報をアプリ通知で瞬時に届けることができます。既読が必ず残るため、管制は「誰が確認しているか」を正確に把握できます。また上番前の自動リマインドを設定すれば、隊員の勘違いや見落としも減り、現場の混乱を事前に防げます。「聞いていない」「知らなかった」を大幅に減らせます。
3. 変更後の“抜け漏れ”を自動でチェックする
シフト変更が集中すると、管制担当者は「確認・照合・修正」に追われます。これが属人的になるほど、見落としが発生しやすくなります。システム化すると、変更後の矛盾や不備を自動で検知できます。
例えば、以下のような内容です。
- 同じ隊員が同じ時間帯に複数現場へ割り当てられていないか
- 変更後の配置人数が不足していないか
- 隊員の資格要件（交通誘導2級など）が満たされているか
人が気づきにくい部分をシステムが補うことで、何度も確認をする必要がなく、ミスの芽を早い段階でつぶすことができます。
DX化でシフト変更ミスを減らした警備会社の事例
イオンディライトセキュリティ「シフト変更情報を即時共有でミスゼロへ」
導入前の課題
イオンディライトセキュリティ株式会社では、全国から多数の隊員が集まる万博関連の警備現場において、急なシフト変更や配置調整が日常的に発生していました。
従来は電話連絡を中心とした運用だったため、繁忙期には「変更内容が一部の隊員に伝わっていない」「管制と隊員で認識がズレる」といった状況が起こりやすく、上番遅れや確認対応に追われることが課題となっていました。
プロキャス警備導入で管制と隊員の認識のズレが減少
こうした課題を解消するため、同社が導入したのが警備業向けシフト・勤怠管理システム「プロキャス警備」です。
管制がシフト変更を入力すると、その内容が即座に隊員のスマートフォンへ通知され、全員が同じ最新情報を同時に確認できる運用へ切り替えました。
導入後は、シフト変更がアプリ通知で即時共有され、既読状況も管制側で把握できるようになりました。さらに、変更後の現場情報を地図上で確認できる機能により、隊員は「何が変わったのか」「どこへ向かえばよいのか」を迷わず把握できるようになっています。
その結果、シフト変更の伝達漏れがほぼ解消され、認識ズレによる上番遅れが大幅に減少。急な変更が重なっても、管制と隊員が同じ情報を前提に動ける体制が整いました。
『プロキャス警備』とは
プロキャス警備は、警備業務に特化したクラウド型のシフト・勤怠・管制管理システムです。シフト作成や変更、上番・下番報告、勤怠実績の集計までを一元管理でき、管制と隊員が同じ最新情報をリアルタイムで共有できる点が特徴です。
変更内容はスマートフォンのアプリ通知で即時に届き、既読状況も管制側で確認可能です。さらに、現場情報を地図上で確認できる機能を備えており、急な配置変更時でも隊員が迷わず現場へ向かえる仕組みが整っています。シフト変更が多発する繁忙期において、「変更内容の伝達」と「現場到達」までを一気通貫で支えることで、認識ズレや上番遅れを防ぎやすい運用を実現します。
短期間にシフト変更や配置調整が集中し、「変更内容を確実に伝え切る」必要がある大規模現場・イベント警備を多く抱える企業に向いています。
Earth Security「配置・上下番をリアルタイムで把握し、認識ズレを防止」
導入前の課題
Earth Security株式会社では、複数の警備現場を同時に運営する中で、急なシフト変更や当日の配置調整が日常的に発生していました。従来は電話連絡や紙、ホワイトボードを中心とした運用だったため、変更が起きたあとに「いま誰がどこに入っているのか」を即座に把握することが難しく、管制と現場の認識が食い違う場面が少なくありませんでした。
特に上下番の確認が遅れることで、変更後の配置が正しく反映されているかを判断するまでに時間がかかり、その遅れ自体がシフト変更ミスにつながるリスクとなっていました。
KOMAINU導入で「いまの配置状況」を即時に共有
こうした課題を解消するため、同社が導入したのが警備業向けクラウド管理システム「KOMAINU」です。配置管理や上下番報告をクラウド上で一元化し、管制と隊員が同じ画面でリアルタイムに状況を確認できる運用へ切り替えました。
導入後は、誰がどの現場に入り、勤務しているのかを即座に把握できるようになり、変更後の配置確認に伴う認識ズレが大幅に減少しています。また、管制は常に最新の配置状況を把握できるようになり、上下番の確認に追われることが少なくなりました。変更が重なる繁忙期であっても、状況を落ち着いて確認したうえで判断できるようになり、結果として確認遅れによるシフト変更ミスを未然に防げる体制が整っています。
『KOMAINU』とは
KOMAINUは、警備業務に必要な配置管理・上下番報告・申請管理をクラウド上で一元化できるサービスです。ドラッグ＆ドロップによる直感的な操作性と、リアルタイムでの状況可視化に強みを持ち、「変更後の状態を正しく把握する」ことを重視した設計が特徴です。
シフト変更後の配置・稼働状況を即座に確認できるため、認識ズレによるシフト変更ミスを防ぎたい企業に適した仕組みといえます。
株式会社WAKABA「配置連絡の電話をなくし、シフト変更ミスを構造的に防止」
導入前の課題
株式会社WAKABAでは、約300名規模の隊員を管理しながら複数の警備現場を運営していましたが、シフト変更や配置連絡はスプレッドシートやLINE、電話を併用した運用が中心でした。そのため、変更が発生するたびに管制が個別に連絡を行う必要があり、連絡業務そのものが大きな負担となっていました。
また、情報が複数に分散していたことで、「どれが最新のシフトなのか分からない」という状況が生まれやすく、伝達ミスや確認漏れがシフト変更ミスにつながるケースもありました。
警備フォース導入で「連絡しなくても伝わる」運用へ
こうした課題に対し、同社が導入したのが警備業向けクラウド一元管理システム「警備フォース」です。配置管理や上下番、勤怠、給与、請求までをクラウド上でまとめて管理し、シフトや配置変更の情報をシステム上で共有する運用へ移行しました。これにより、管制が一件ずつ電話で連絡しなくても、隊員自身がシステム上で最新の配置やシフトを確認できる体制が整いました。
警備フォース導入後は、配置連絡に関する電話対応が大幅に減り、管制業務全体の工数が20〜30％程度削減されたと報告されています。情報が一元化されたことで認識の食い違いが起きにくくなり、シフト変更に伴う確認作業も簡素化されました。結果として、年始や繁忙期のように変更が集中する時期でも、落ち着いて対応できる運用体制が実現しています。
『警備フォース』とは
警備フォースは、配置管理・上下番管理・勤怠・給与・請求を一元管理できる警備業向けクラウドシステムです。現場・管制・管理部門の情報を一つの画面で扱えるため、シフト変更時の情報共有をシンプルに保ちやすい点が特徴です。電話や個別連絡に頼らず、情報を揃えることでシフト変更ミスを防ぐという考え方を実現する基盤として活用されています。
電話や個別連絡に依存した運用をやめ、シフト変更情報を一元管理することで管制業務の工数とミスを同時に減らしたい警備会社に向いています。
年始のシフト変更ミスは“仕組み”で防げる
年始に起きるシフト変更ミスは、現場や担当者の注意不足が原因ではありません。変更が集中する状況に対して、情報を管理し、伝える仕組みが追いついていないことが本質的な要因です。
だからこそ必要なのは、管制が最新情報を一元管理し、その内容が隊員まで確実に届く構造をあらかじめ整えておくことです。この仕組みがあれば、年始のように変更が重なっても、認識ズレによるミスは防げます。
年始に慌てないためには、前もって準備を進めておくことが欠かせません。次の繁忙期を迎える前に、いまのシフト変更フローが「情報を正しく管理し、確実に伝え切れているか」を一度見直してみることが、混乱を防ぐ第一歩になります。
警備NEXT（警備ネクスト）では、現場で役立つ知識や警備員の声をこれからも発信していきます。日々の勤務に少しでも役立ててもらえたら幸いです。